Operative Unabhängigkeit

Zusammenfassung:

Ein Unternehmen, das vollständig an der Inhaberin oder am Inhaber hängt, ist verletzlich. Es wächst nur so weit, wie eine Person reicht, gerät bei deren Ausfall ins Stocken und lässt sich kaum übergeben oder verkaufen. Einfach mehr zu delegieren, löst das nicht. Es braucht dokumentierte Abläufe, klare Rollen und verbindliche Regeln, wer, was, wann und wie entscheidet. So wurden DIE SCHULKÖCHE Schritt für Schritt unabhängig von den beiden Inhabern. Zudem läuft das Unternehmen heute operativ weitgehend ohne die Inhaber und das ausgezeichnet gut.

1. Löst schnelles Wachstum die Abhängigkeit vom Inhaber?

Nein. Schnelles Wachstum löst die Abhängigkeit vom Inhaber oder der Inhaberin nicht, es verschärft sie. Je größer das Unternehmen wird, desto mehr Entscheidungen laufen über eine einzige Person. Solange die Strukturen nicht mitwachsen.

2013 gründete ich gemeinsam mit Partnern die DSK Die Schulköche GmbH in Berlin. Wir starteten mit 700 Mittagessen an drei Schulen und neun Mitarbeitenden. Vier Jahre später kam der erste große Wachstumsschritt.

Bei unserer ersten berlinweiten Ausschreibung für Schulverpflegung gewannen wir Verträge für über 15 Grund- und Oberschulen sowie Kindergärten mit mehr als 3.500 angemeldeten Kindern und Jugendlichen. Innerhalb weniger Wochen vervielfachte sich der Personalstamm, wir schafften mehrere Transporter an und bauten eine eigene Küche mit moderner Kochtechnik auf.

Aus einem kleinen Anbieter für Schulessen war binnen sechs Wochen ein mittelständisches Unternehmen in der Gemeinschaftsverpflegung geworden. Prozesse, Standards, Systeme und Rollen mussten dann selbstverständlich sofort mitwachsen, während der tägliche Betrieb mit allen Einzelheiten längst auf Hochtouren lief. Genau in dieser Phase entscheidet sich sehr oft, ob ein Unternehmen den Inhaber entlastet oder noch stärker an ihn bindet.

2. Warum sich Unentbehrlichkeit lange wie Erfolg anfühlt

Wenn jede Entscheidung über die Geschäftsleitung oder Eigentümer läuft, fühlt sich das nach Kontrolle und Erfolg an. Tatsächlich ist es ein Zeichen fehlender Struktur.

In der Geschäftsleitung sind wir zu zweit. Mein Geschäftspartner verantwortet das produktionsbezogene Geschäft, ich die kaufmännischen Aufgaben. Diese klare Zweiteilung ist bis heute ein Erfolgsgarant. Wir sind beide zu gleichen Teilen auch Inhaber, also geschäftsführende Gesellschafter.

Die DSK Die Schulköche GmbH ist ein Full-Service-Anbieter in der Berliner Schulverpflegung. Neben der täglich frischen Zubereitung der Bio-Mittagessen sorgen wir für die Logistik mit eigenen Fahrzeugen, die Ausgabe der Mahlzeiten an die Kinder sowie für die Kundenbetreuung. Zusammengefasst erbringen DIE SCHULKÖCHE alle Leistungen der gesamten Wertschöpfungskette beim Schulessen aus einer Hand mit eigenem Personal.

Am Anfang machten wir fast alles selbst, bis auf das frische Kochen, die Auslieferung und die Essensausgabe. Dazu zählten unter anderem Speisen- und Produktionsplanung, Einkauf, Tourenplanung, Abrechnung, Personaldisposition, Buchhaltung, Controlling, Löhne und Kundenservice. Dazu kam die strategische Weiterentwicklung mit Vision, besserer Bindung der Kundschaft und des Personals, der Verbesserung eigener Produkte und Dienstleistungen, der Gewinnung weiterer Kunden und der Suche nach neuen Geschäftsfeldern.

3. Wann wird aus „gebraucht werden“ ein Risiko?

Spätestens dann, wenn der Betrieb bei Ausfall des Inhabers oder der Inhaberin ins Stocken gerät. Oder nur so weit wächst wie dessen Kapazität es zulässt. Zudem sich kaum an Andere übergeben lässt. Drei Beobachtungen führten uns das vor Augen.

Erstens: Fiel einer der Inhaber aus, ob krank, im Urlaub oder irgendwann vielleicht komplett, geriet sofort einiges im Unternehmen ins Stocken.

Zweitens: Das Unternehmen wuchs nur so weit, wie wir uns Eigentümer persönlich einbrachten. Wir waren nicht die treibende Kraft, wir waren die Obergrenze.

Drittens, und das wog am schwersten: Eine Firma, die ohne ihren Inhaber nicht läuft, lässt sich kaum an einen Nachfolger übergeben oder an Externe verkaufen, weil sie schlicht nicht „funktioniert“ und dadurch viel weniger wert ist.

Das ist kein Randthema. Der DIHK meldet, dass sich die Lücke zwischen abgabewilligen Betrieben und passenden Nachfolgern seit 2019 fast verdoppelt hat. Wer sein Lebenswerk eines Tages in gute Hände geben will, für den ist die Abhängigkeit von der eigenen Person das zentrale Hindernis. Spätestens da war für uns klar, dass es so nicht weitergehen konnte.

4. Was haben wir konkret verändert?

Mehr zu delegieren reicht nicht. Was zählt, sind die Strukturen hinter den Aufgaben: dokumentierte Abläufe, klare Rollen und eine verbindliche Entscheidungsmatrix.

Der naheliegende Rat lautet ja immer wieder: „Delegieren Sie doch einfach mehr.“ Das greift viel zu kurz. Aufgaben abzugeben, ohne die Strukturen dahinter zu ändern, führt nur dazu, dass alles wieder bei einem landet. Nur mit Umweg. Der DIHK beschreibt eine verwandte Gewohnheit. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer haben sich darauf trainiert, sich ausschließlich auf sich selbst zu verlassen. Und greifen dann nach dem Abgeben heimlich immer wieder ein.

Aus Kopfwissen wurden feste Abläufe

Also gingen wir anders vor. Schritt für Schritt schrieben wir auf, was wir bis dahin nur im Kopf hatten, und machten daraus feste, definierte Abläufe: alle Aufgaben, Tätigkeiten, Formulare, IT-Systeme und alles, was dazu gehört. So entstand ein eigenes System mit klaren Prozessen und passenden Standards. Dazu kamen Rollenbeschreibungen und eine Aufgaben- und Entscheidungsmatrix, also verbindliche Regeln, wer was wann und wie entscheiden darf.

Kundenbeziehungen auf eigene Rollen verteilt

Auch die Kundenbeziehungen, die anfangs allein über uns liefen, verteilten wir auf eigene Rollen, etwa ein festes Schulmanagement und einen erfahrenen Kundenservice. So bleibt uns Zeit für das, was die Zukunft sichert: vor allem die strategische Weiterentwicklung und Optimierung des Unternehmens auf Kosten- und Kundenseite.

Die schwerste Veränderung war keine organisatorische

Bei allem war das Schwerste nicht die Organisation, sondern die Rolle dessen loszulassen, der das Unternehmen zusammenhält. Diese Rolle hatte uns lange Halt gegeben. Sie aufzugeben fühlte sich zunächst an, als hörten wir auf, gebraucht zu werden. Tatsächlich war es der Moment, in dem wir wieder anfingen, Unternehmer zu sein statt Dauer-Notnagel.

5. Vorher und nachher: der Unterschied auf einen Blick

Der Wandel zeigt sich in fünf Punkten, von der Entscheidungsfindung bis zur Übergabefähigkeit.

6. Was bedeutet das heute für den Betrieb?

Heute läuft das Unternehmen auch dann normal weiter, wenn die Geschäftsleitung nicht täglich vor Ort ist. Nicht im Notbetrieb, sondern ganz normal und erfolgreich.

Aus 700 Mahlzeiten am Tag im Jahr 2013 wurden über 4.500 im Jahr 2026. Aus neun Mitarbeitenden wurden über 50. Der Umsatz ist seit 2017 um das 3,5-Fache gewachsen, und nach den letzten gewonnenen Ausschreibungen sind DIE SCHULKÖCHE heute Marktführer im Berliner Bezirk Steglitz-Zehlendorf.

Aber die Zahl, die mir am meisten bedeutet, steht in keiner Bilanz: Der Betrieb läuft auch dann, wenn wir Inhaber nicht da sind. Mein Geschäftspartner bringt es gern auf den Punkt. Auch er wird irgendwann nicht mehr „am Herd stehen“, und das Team trägt das Unternehmen trotzdem weiter. Den größten Sprung haben wir genau dann gemacht, als unser Unternehmen uns nicht mehr für jede Entscheidung brauchte.

Wie sich eine Inhaberin oder ein Inhaber Stück für Stück entbehrlich macht, ohne die Hand vom Steuer zu nehmen, ist heute die Grundlage meiner Arbeit mit ElegantFlows. Dort begleite ich kleine und mittlere Unternehmen auf genau diesem Weg.

Wenn Sie sich in Teilen wiedererkennen, sind Sie in guter Gesellschaft, denn den meisten Inhaberinnen und Inhabern geht es so, nur reden die wenigsten darüber. Beginnen Sie nicht mit dem großen Umbau, sondern mit einer einzigen, sichtbar abgegebenen Entscheidung. Samt klarer Regel, in welchem Rahmen frei entschieden werden darf. Wenn Sie regelmäßig praxisnahe Impulse dazu möchten, wie Sie Ihren Betrieb Schritt für Schritt unabhängiger von der eigenen Person machen, besuchen Sie gerne regelmäßig diesen Blog von ElegantFlows. Oder kontaktieren Sie uns.

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